実行予算書・工事台帳の作り方とテンプレート｜店舗内装の原価管理（記入例・エクセル）

「見積では粗利30%を見込んでいたのに、決算では10%しか残っていなかった」——原価の予定と実績を突き合わせる仕組みがないと起きやすい、典型的なパターンです。原因は、見積で見込んだ原価と、実際にかかった原価のズレ。これを早く見つけて直す仕組みが、原価管理です。

本記事は、店舗内装会社の経営者・現場担当者向けに、原価管理の実務をまとめたガイドです。実行予算の組み方、予実差(予定と実績の差)の追い方、赤字現場の早期発見、外注費・材料費の管理、月次原価集計の運用、そしてどの数字を毎週見ればいいかまで整理しました。粗利を「結果論」から「設計可能な数字」に変えるための土台作りです。実行予算書は、受注した工事をいくらの原価で行うかを工種・費目ごとに決める社内の予算書、工事台帳は、工事ごとに実際にかかった原価と入金を記録する帳簿です。実行予算書と工事台帳は、記入例と、Excelなどで開けるひな形（CSV・計算式入り）を用意しています（実行予算書・工事台帳）。

なぜ「見積粗利」と「実績粗利」がズレるのか

見積粗利と実績粗利のズレは、原価の予定と実績を突き合わせていないと、案件ごとに起きやすくなります。見積の段階で30%を見込んでいても、決算では20%、10%まで下がることがあります。ズレがなぜ起きるのかを仕組みで理解しておくと、対策が立てやすくなります。

統計の出典：日本政策金融公庫「小企業の経営指標調査」2024年度・内装工事業676社（調査結果の一覧）。粗利率は完成工事高総利益率。対象は同公庫の融資先で従業者50人未満の法人企業です。見積で見込んだ粗利が決算でどれだけ残るかは、この差（粗利率と営業利益率の差＝販売費及び一般管理費）を含めて考えます。

予実乖離が起きる3つのメカニズム

① 見積時の数量拾い漏れ

図面から数量を拾う段階で、特定の壁面・天井面・付帯工事を計上し忘れるパターンです。施工段階で「あれが入っていなかった」と発覚しても、施主に追加請求できないケースが多く、自社負担になります。小さな拾い漏れでも、積み重なると無視できない額になります。

② 単価の見積後高騰

見積を出してから契約・着工までに時間がかかると、その間に材料の単価が上がっていることがあります。請負契約書には、価格の変動による請負代金の額の変更とその算定方法の定めを書く事項があります（建設業法第19条第1項第8号）。また建設業者は、天災その他不可抗力による主要な資機材の供給の不足・遅延・価格の高騰などが起きるおそれがあると認めるときは、契約を結ぶまでに、その旨と状況の把握に必要な情報を書いた書面を（見積書を作るときはそれに添えて）注文者に交付して知らせなければならないとされています（同法第20条の2第2項、施行規則第13条の16第2項・第13条の17第2項。書面を電子で作ったときは電子の方法で交付することもできます。同条第4項）。通知しておけば、契約後にその事象が起きたとき、契約書の定めに従った代金などの変更の協議を申し出ることができます（同法第20条の2第3項）。定めも通知もないまま値上がりすると、自社で吸収することになりがちです。

③ 工期延長と現場経費の膨張

仮設電力・仮設水道・現場監督人件費・職人手配の調整費は、工期日数に比例して発生します。工期が延びた分だけ、これらの費用も増えます（45日の予定が55日になれば、日数比で約2割の増加です）。

予実乖離のさらに深い原因

実行予算の作り方(見積→実行予算→発注)

原価管理の出発点は、「実行予算」の作成です。実行予算は、見積の金額構成を、実際の発注・支払いの単位に組み直した管理用の数字です。見積をそのまま現場管理に使うと、発注先や支払時期との対応が取れず、進捗も追えません。

見積・実行予算・発注の3段階

似た言葉を整理しておきます。

実行予算作成の標準フロー

実行予算書を承認する前に確かめること

計画粗利率が基準に届かないときは、承認の前に、①仕様や工法を見直す（施主との契約の内容を変えるときは、変更の内容を書面にして交わします。建設業法第19条第2項）、②協力会社と作業の範囲や工程の条件を調整する（取引上の地位を不当に利用して、通常必要と認められる原価に満たない金額を請負代金の額とする請負契約を締結してはならないとされています。同法第19条の3第1項）、③基準に届かないまま進める理由を記録して、経営者が承認する、のどれかを決めます。見積の段階で原価割れが見込まれるときは、受注するかどうかから見直します（建設業者は、正当な理由がある場合を除き、通常必要と認められる原価に満たない金額で請負契約を結んではならないとされています。同条第2項）。

承認した実行予算は、現場の責任者と共有します。実行予算書は原価と利益が分かる社内の資料なので、施主や協力会社には出しません。

実行予算書のひな形（記入例）

店舗内装の実行予算書の記入例です。見積書と同じ工種の並びで、1行に1つの費目を書きます。金額はすべて「○○」にしています。B工事（ビルが指定する業者の工事）や施主支給品など、店舗内装で抜けやすい行も入れています。

表は横にスクロールできます。

CSVには上の21行と計算式（計画粗利・粗利率・予算残・着地見込みとの差・費目別の集計・契約金額との照合）が入っています。Excelなどの表計算ソフトで開けます。Excelで開いたら、ブック形式（.xlsx）で保存し直してください（CSVのまま保存すると計算式が消えます）。見積書の内訳明細のひな形は、見積書の書き方とひな形のガイドにあります。

Excelでブック形式（.xlsx）に保存し直したら、次の3つを設定しておくと、入力の間違いに気づきやすくなります。①費目の列に入力規則（リスト：材料費・労務費・外注費・経費）、②予算残がマイナスになったセルを赤くする条件付き書式、③入力する列のロックを外してから（セルの書式設定の［保護］）、シートを保護して計算式の列を書き換えられないようにする。費目別の集計は、費目の列の言葉が一致した行だけを足すSUMIF関数で作っているので、費目は4つの言葉のどれかでそろえます。

実行予算と発注金額の整合性

実行予算が確定したら、各発注書の合計が予算と一致するように発注を進めます。発注時に予算超過が見えた段階で、別の協力会社へ相見積もりを取る、仕様を見直す、などの調整を行います。

予算残は「発注残」まで含めて見る

支払った金額だけを実行予算と比べると、注文書を出したがまだ請求が来ていない金額（発注残）が、使える予算のように見えてしまいます。注文書を出した金額は、すでに使い道が決まった原価です。予算残は「実行予算−（注文書を出した金額＋注文書のない費用）」で見ます。注文書を出さずに発生した費用（追加の材料の直送、立替など）は、発生した時点で「注文書のない費用」の列に書き、支払ったかどうかにかかわらず予算から引きます。

当初の予算と、変更後の予算を分けて持つ

追加工事や仕様の変更が出たら、当初の実行予算を上書きせず、変更合意書（番号）ごとに「契約の増減」と「原価の増減」の行を足します。上書きすると、当初の見込みとの差が消え、何を読み違えたのかが後から分からなくなります。変更合意書の書き方は、追加工事・変更工事のガイドにまとめています。

工事台帳の書き方とひな形

工事台帳は、工事ごとに、契約と入金、かかった原価を記録する台帳です。実行予算書が「予定」なら、工事台帳は「実績」です。原価を材料費・労務費・外注費・経費の4つに分けておくと、工事ごとの粗利がすぐに出せ、実行予算書との差も工種・費目ごとに比べられます。建設業の財務諸表の完成工事原価報告書も、原価をこの4つ（うち労務外注費・うち人件費）に分けて示します。

4つの費目の分け方（国土交通省告示の定義）

出典：国土交通省「建設業法施行規則別記様式第十五号及び第十六号の国土交通大臣の定める勘定科目の分類」（完成工事原価報告書）。例は当サイトで補ったものです。

どの費目に入れるか迷う支払い（一人親方への手間請け、材料持ちの応援、廃材の処分など）は、社内でルールを決めて、全部の工事で同じにします。決算の勘定科目は、顧問税理士と確認します。

複数の現場にまたがる費用（自社の職人の人件費、車両、倉庫の材料など）は、日報の人工に社内の単価を掛ける、使った日数や持ち出した量で割り振る、など按分の基準を先に決め、全部の工事で同じにします。本社の家賃や事務の人件費などの一般管理費は、工事に振らず会社全体の予算で見ます（実行予算書の記入例も同じ扱いです）。

建設業の許可を受けた会社は、毎事業年度が終わってから4か月以内に、工事経歴書や、完成工事原価報告書を含む財務諸表などを、許可を受けた国土交通大臣または都道府県知事に提出しなければならないとされています（建設業法第11条第2項、施行規則第10条）。工事ごとの原価を4つの費目で集計しておくと、これらの書類を作るときの裏付けになります。公共工事を元請で請け負うために経営事項審査（同法第27条の23）を受ける場合も、決算の数字を正しく出せることが前提になります。

工事台帳に書く項目とひな形

CSVには、工事の情報・契約金額（当初と変更後）・入金・費目別の集計（計算式入り）と、原価の明細の記入欄（記入例4行つき）が入っています。

工事台帳の保存期間

工事台帳の内容は、次の帳簿・書類と重なります。それぞれに保存期間が決まっています。

工事台帳で帳簿を兼ねる場合や、会計の帳簿として使う場合は、長い方の期間に合わせて保存しておくと安全です。建設業法の帳簿は、営業所で必要に応じて画面や紙にはっきり表示できれば、電子の記録で代えることもできます（施行規則第26条第6項）。

予実差分析で見るべき5指標

予算が決まったら、次は実績との差分(予実差)を継続的に追いかけます。予実差を見るための指標は多くありますが、まずは次の5つを押さえると、現場の状況をつかみやすくなります。

5つの主要指標

各指標の使い方

指標① 予算消化率

契約金額を100、実行予算を70とした工事で、中間の時点までに45.5を使ったなら、予算消化率は65%です。これを工程進捗（例：全工程の60%が完了）と比べ、消化率が進捗を大きく上回っていれば、予算超過の兆しです。逆に、消化率が進捗を大きく下回っているときは、注文書の出し忘れや、工事台帳への記入漏れがないかを確かめます。

指標② 予実乖離率

工種ごとに「予算100に対して実績104なら＋4%」と表します。どこまでを許容し、どこから原因を調べるかは、自社の粗利率と過去の実績から決めます（例：±5%を超えたら原因を調べる）。

指標③ 予測完了原価

「現時点の実績45.5＋残工事の見込み原価26.5＝予測完了原価72」と計算し、実行予算70との差（2の超過）を見える形にします。最終の着地を予測しておくと、対応が間に合う段階で手を打てます。

指標④ 予測粗利率

「（契約金額100−予測完了原価72）÷契約金額100＝28%」のように、最終の粗利率を予測します。計画粗利率30%からどこまで下がったら警戒し、どこから緊急の対応をするかは、自社で決めておきます。

指標⑤ キャッシュインアウト

原価管理は粗利だけでなく、現金の出入りも見る必要があります。協力会社への支払いと施主からの入金のタイミングがずれると、資金繰りが悪化します。立替期間を最小化する運用が重要です。

予実差ダッシュボードの可視化例

契約金額を100、実行予算を70とした工事の例（中間時点）

赤字現場の早期発見シグナル

赤字現場は、最後に発覚するのがもっとも痛手です。月次決算で「あれ、利益が出ていない」と気づいても、もう手遅れ。赤字の兆候は工程の早い段階で出ているので、それを早期に拾う仕組みが必要です。

3段階の警戒シグナル（しきい値は例）

早期発見のための8シグナル

シグナル検知時の3段階対応

段階① 原因の切り分け(第1警戒)

+5%の乖離が出た段階で、原因を「数量見積ミス」「単価上昇」「工程遅延」「仕様変更」「現場経費膨張」のどれに該当するかを切り分けます。原因が明確になれば、後続工程での対策が立てやすくなります。

段階② 挽回計画の策定(第2警戒)

+10%の乖離は、計画した粗利が大きく削られる水準です（契約金額100・実行予算70の工事なら、原価77で粗利率は23%に下がります）。残工事の発注先の見直し、協力会社との単価の相談、仕様の見直しなど、具体的な挽回策を組みます。仕様の見直しは施主との合意（変更合意書）が前提です。協力会社との単価の相談でも、取引上の地位を不当に利用して、通常必要と認められる原価に満たない金額を請負代金の額とする請負契約を締結してはならないとされています（建設業法第19条の3第1項）。施主への追加見積の依頼も、このタイミングで判断します。

段階③ 経営判断(第3警戒)

+15%の乖離は、計画粗利の3分の1以上が失われる水準です（同じ例で原価80.5、粗利率19.5%）。計画粗利率が低い工事では、赤字になることもあります。原因分析と挽回策だけでは追いつかないことが多く、経営層が入って「損失を最小にする」「将来の予算の精度を上げる」などの判断をします。

材料費・外注費の管理実務

店舗内装の原価の多くは、材料費と、協力会社への支払い（外注費や、手間請けなどの労務費）です。この2つを管理できれば、原価の大半をコントロールできます。

材料費の管理

① 発注書の活用

発注は、すべて発注書(注文書)で書面化します。「電話で発注」「LINEで指示」だけでは、後で「言った・言わない」のトラブルになるだけでなく、原価管理でも追跡できません。発注書には、品番・数量・単価・納期・支払条件を明記します。

② 相見積もりの運用

主要な材料(クロス・床材・建具・什器)は、契約締結後に2〜3社から相見積もりを取るのが原価圧縮の基本です。見積段階で見積に乗せた単価より、実際の発注で安く調達できることがあります。

③ 材料の発注タイミング

納期は、品番・メーカー・時期で大きく変わります。発注の前に仕入先に確かめ、工程表から逆算して発注日を決めます。

外注費の管理

① 協力会社単価の更新

協力会社の単価は、定期的に(例えば年1回〜半年に1回)見直します。労務費は上がる方向で動くことが多く、古い単価のまま見積を出すと、実際の発注時に予算オーバーになります。

② 単価の根拠を残す

協力会社からの見積を、発注のたびに記録・蓄積します。工種ごとに「前回の単価」「今回の単価」「変わった理由（材料・手間・条件）」を残しておくと、次の見積で今の単価で積算できます。工事台帳の明細に単価を書いておけば、そのまま履歴になります。

③ 支払条件の整理

建設業法上の支払時期の論点

建設業法第24条の3では、元請負人は、出来形部分や工事完成後の支払いを注文者から受けたときは、その支払いを受けた日から1か月以内で、かつできる限り短い期間内に、下請負人へ下請代金を支払わなければならないとされています。このうち労務費に相当する部分は、現金で支払うよう適切な配慮をしなければならないとされています（同条第2項）。特定建設業者が注文者となる下請契約（下請負人が特定建設業者や、資本金が一定額以上の法人である場合を除く）では、下請負人が引渡しを申し出た日から50日以内で、できる限り短い期間内に支払期日を定めなければならないとされています(第24条の6)。下請代金の遅延は法令上の問題に加え、協力会社からの信頼を失う原因です。立ち上げ期の事業者でも、支払サイトは誠実に守ります(個別の扱いは許可行政庁に確認)。

月次・週次・日次の原価集計フロー

原価管理は、頻度の異なる3つのサイクルで動かします。日次で集める、週次で確認する、月次で経営判断、というレイヤー構造です。

3階層の原価集計

日次でやること

週次でやること

月次でやること

集計を速くする3つの決まり

利益率の目安を公的統計で確認する

原価管理の物差しとして「業界の標準粗利率」を求めたくなりますが、店舗内装の業態別・規模別の粗利率を公表した公的な統計は確認できていません。確かめられる目安は、日本政策金融公庫「小企業の経営指標調査」2024年度の内装工事業（676社）の数値です。

出典：日本政策金融公庫「小企業の経営指標調査」2024年度（調査結果の一覧）。対象は同公庫の融資先で従業者50人未満の法人企業、平均は各企業の指標の単純平均です。建設業は隔年調査で、次回掲載は2027年8月の予定です。

統計をどう使うか

この統計が示すのは、粗利率が平均で4割前後あっても、販売費及び一般管理費（役員報酬・事務所の人件費・家賃など）を引いた営業利益は、全企業平均ではマイナスになっているということです。案件ごとの原価管理で守るべき粗利額は、業界の「標準」ではなく、自社の年間の販売費及び一般管理費と目標の営業利益から逆算して決めます（計算の考え方は内装会社が単価と粗利を上げる方法）。

元請け・下請け・孫請けで見方が変わる

元請けは、見積の範囲・仕様・諸経費を自社で決められる代わりに、現場管理費と一般管理費を自社の粗利で賄います。下請け・孫請けは、元請けが決めた範囲と単価の中で施工するため、粗利率は工事の種類や階層によって大きく変わり、一つの目安で語れません。自社の受注形態ごとに、過去案件の粗利率のトレンドを追うのが実務的な物差しになります。

原価管理ソフトとExcelの使い分け

原価管理は、Excelでも専用ソフトでも回せます。月の処理案件数・チームの規模・既存システムとの連携で選択します。

3つの選択肢の比較

Excelの推奨シート構成

Excelから切り替えを考えるサイン

ソフトを選ぶときの確認点（入力のしやすさ・見積と実績の比較・発注と請求の照合・会計連携・総額）は、内装工事の利益率の目安の原価管理の節にまとめています。

会計ソフトとの連携

原価管理ソフトの多くは、会計ソフトとの連携機能を持っています。発注書から請求書、請求書から仕訳、仕訳から決算書、というフローが半自動で流れる体制を整えると、転記の手間と誤りを減らせます。

赤字現場発生時の対応と学び方

原価管理を整備しても、赤字現場をゼロにはできません。重要なのは、赤字現場が発生したときに「数字を直視する」「原因を分析する」「次回案件に活かす」サイクルを回すことです。

赤字現場の3つの段階別対応

赤字原因分析の標準フレームワーク

赤字案件の振り返り会議

引渡しの後、記憶が新しいうちに（最後の請求と支払いが済んだころに）、赤字案件の振り返り会議を行います。営業・現場監督・経理が集まり、何が原因で赤字になったか、何を変えれば再発を防げるかを文書化します。

立ち上げ期の最小セット

立ち上げ期の事業者・一人会社・スモールチームでは、原価管理の全機能を一気に整備するのは現実的ではありません。最小限のセットで運用を始め、案件数の増加に応じて機能を拡張するのが現実的なアプローチです。

立ち上げ期に必須の3点セット

最小セットの運用フロー

立ち上げ期の典型的な落とし穴

段階的な整備プラン

税務・会計との接続論点

原価管理は、税務・会計と密接に連携しています。日次・週次の現場ベースの原価管理と、月次・年次の会計処理が整合していないと、決算で混乱が起きます。

原価管理と会計の連携ポイント

引渡し前の工事の会計処理（未成工事支出金・未成工事受入金）

引渡しを完了していない工事に要した工事費（材料購入や外注のための前渡金・手付金などを含む）は「未成工事支出金」（資産）、引渡しを完了していない工事について受け取った請負代金は「未成工事受入金」（負債）として扱います（国土交通省告示「勘定科目の分類」）。工事台帳で工事ごとに原価を集計しておくと、決算のときに、完成した工事の原価（完成工事原価）と、未完成の工事の原価（未成工事支出金）を分けられます。

消費税・インボイス対応

2023年10月施行のインボイス制度により、原価管理の仕入先(協力会社・材料業者)が適格請求書発行事業者かどうかを確認する作業が必要になりました。発注時に登録番号を記録することで、後の経理処理がスムーズになります。

税務・会計の専門家との連携

原価管理の精度向上は、税理士との連携で大きく進みます。月次試算表のタイミングで税理士と原価データを共有し、「進行中工事の利益見通し」「キャッシュフロー予測」「決算対策の提案」を受ける運用が、立ち上げ期から効果的です。

FAQ よくある質問

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